Qué empresas deben tener canal interno por ley

Una empresa puede tener un canal de comunicación informal para quejas, pero eso no equivale a cumplir la Ley 2/2023. Saber qué empresas deben tener canal interno es el primer paso para evitar una obligación incumplida, procedimientos mal diseñados y sanciones que pueden alcanzar importes muy relevantes. La norma no exige solo un buzón: obliga a implantar un Sistema interno de información con responsables, garantías y plazos.

Para muchas pymes, la duda aparece al acercarse a los 50 trabajadores. Para otras, la obligación existe incluso con una plantilla inferior por el sector en el que operan. Analizarlo a tiempo permite implantar el sistema con orden, controlar el coste y evitar decisiones precipitadas cuando ya hay una incidencia interna.

Qué empresas deben tener canal interno de información

La Ley 2/2023 obliga a disponer de un Sistema interno de información a las personas jurídicas del sector privado que tengan 50 o más trabajadores. Por tanto, sociedades mercantiles, cooperativas, asociaciones empresariales, fundaciones y otras entidades privadas que alcancen ese umbral deben contar con un canal interno adecuadamente implantado.

No se trata de una recomendación de buen gobierno ni de una medida reservada a grandes compañías. Es una obligación legal que afecta de forma directa a muchas pymes españolas. Si la empresa supera el umbral de plantilla, debe habilitar una vía segura para comunicar infracciones o irregularidades y gestionar esas comunicaciones conforme a la ley.

También deben disponer de este sistema, con independencia de su número de trabajadores, las entidades que actúen en determinados sectores especialmente regulados. Entre ellos están los servicios, productos y mercados financieros; la prevención del blanqueo de capitales; la seguridad del transporte; la protección del medio ambiente y otros ámbitos incluidos en la normativa europea citada por la Ley 2/2023.

Además, los partidos políticos, sindicatos, organizaciones empresariales y las fundaciones creadas por ellos deben disponer de sistema interno cuando reciban o gestionen fondos públicos. Aunque no sean empresas en sentido estricto, conviene conocer esta obligación porque afecta a muchas organizaciones con estructuras reducidas.

El umbral de 50 trabajadores no se calcula de cualquier forma

Uno de los errores más habituales es contar únicamente a la plantilla fija del momento. La ley remite al cálculo de la media de personas trabajadoras contratadas durante el año natural anterior, sin importar la modalidad contractual. Por ello, deben tenerse en cuenta contratos temporales, parciales, fijos discontinuos y otras fórmulas de contratación.

Una empresa que hoy tiene 42 trabajadores puede haber superado la media legal por campañas, sustituciones o picos de actividad durante el ejercicio anterior. También puede ocurrir lo contrario: una plantilla estable de 50 personas debe revisar correctamente el dato, pero no debería utilizar interpretaciones forzadas para retrasar una obligación que ya le resulta exigible.

Cuando existe un grupo empresarial, las sociedades pueden compartir un sistema interno si se respetan las condiciones legales, se garantiza la independencia de la gestión y el canal resulta accesible para todas las entidades afectadas. No basta con indicar que existe un correo corporativo común: hay que definir quién recibe, analiza y tramita cada comunicación.

Tener un canal no es lo mismo que cumplir la Ley 2/2023

El término «canal de denuncias» se utiliza con frecuencia, pero la ley habla de Sistema interno de información. Esa diferencia es relevante. Un simple formulario web, una dirección de correo o un buzón físico no cumplen por sí solos si no se integran en un sistema con garantías legales.

La empresa debe aprobar una política o procedimiento que informe de forma clara sobre el uso del canal, las materias que pueden comunicarse, las medidas de protección y el tratamiento de los datos personales. El sistema debe permitir la presentación de comunicaciones por escrito o verbalmente y admitir comunicaciones anónimas.

También es obligatorio designar a un Responsable del Sistema interno de información. Esta persona u órgano debe actuar con independencia, recibir las comunicaciones, controlar la investigación y velar por el cumplimiento del procedimiento. La empresa puede externalizar la gestión material del canal, una solución especialmente útil para pymes que no disponen de departamento jurídico o de recursos humanos especializado, pero sigue siendo responsable de que el sistema funcione correctamente.

Antes de implantar o modificar el sistema, debe consultarse a la representación legal de las personas trabajadoras cuando exista. Esta fase suele olvidarse por considerar que el canal es una decisión puramente administrativa, pero forma parte de la implantación correcta.

Confidencialidad, protección frente a represalias y protección de datos

El sistema debe proteger la identidad de la persona informante, de la persona afectada y de cualquier tercero mencionado en la comunicación. El acceso a la información debe quedar limitado a quienes intervengan en la recepción, análisis e investigación del caso. Compartir una denuncia por correo interno, comentarla con personal no autorizado o almacenarla sin controles puede generar problemas adicionales de protección de datos.

La Ley 2/2023 prohíbe las represalias contra quienes informen de buena fe. Despidos, degradaciones, cambios perjudiciales de horario, amenazas o trato desfavorable pueden tener consecuencias legales. Por eso, el procedimiento no debe plantearse como una herramienta para identificar al denunciante, sino como un mecanismo de prevención y corrección de incumplimientos.

El canal debe acusar recibo de la comunicación en un plazo máximo de siete días, salvo que ello pueda comprometer la confidencialidad. La respuesta o cierre de las actuaciones debe producirse, con carácter general, en un máximo de tres meses. En casos complejos, el plazo puede ampliarse dentro de los límites previstos por la ley.

Qué ocurre si una empresa obligada no implanta el canal

No disponer de Sistema interno de información cuando existe obligación puede constituir una infracción sancionable. Para las personas jurídicas, las multas pueden llegar hasta 1.000.000 de euros en los supuestos más graves. La cuantía concreta dependerá de factores como la gravedad, la conducta de la organización, el volumen de negocio, la reiteración o la falta de colaboración.

La sanción económica no es el único riesgo. La autoridad competente puede imponer medidas accesorias, como la amonestación pública, la prohibición de obtener subvenciones o beneficios fiscales durante un periodo determinado y la prohibición de contratar con el sector público. Para una empresa que trabaja con administraciones, entidades financiadas o licitaciones, el impacto puede superar ampliamente el coste de implantar el sistema.

Hay otro problema menos visible: cuando surge un conflicto laboral, un fraude, un acoso o una posible vulneración normativa, no contar con un canal bien gestionado deja a la empresa sin una vía ordenada para detectar y documentar los hechos. La incidencia no desaparece por no tener procedimiento; simplemente llega tarde, con menos información y mayor exposición jurídica.

Cómo implantar el canal interno sin crear más carga administrativa

La solución adecuada depende del tamaño, actividad y estructura de cada organización. Una microempresa que no alcanza el umbral legal puede decidir implantar un canal voluntario como medida preventiva, aunque no tendrá las mismas exigencias que una entidad obligada. En cambio, una empresa con 50 o más trabajadores debe priorizar una implantación completa y documentada.

El proceso debe comenzar por verificar si existe obligación, calcular correctamente la plantilla y revisar si la actividad está incluida en un sector regulado. Después hay que definir el responsable del sistema, aprobar la política interna, configurar un canal seguro, elaborar el procedimiento de gestión e informar a trabajadores y personas potencialmente afectadas.

Externalizar la implantación evita que el empresario tenga que interpretar por su cuenta plazos, confidencialidad, protección de datos y requisitos documentales. También permite disponer de un sistema operativo desde el inicio, sin convertir el cumplimiento normativo en una tarea añadida para administración o recursos humanos.

Esperar a recibir una inspección, una reclamación o una denuncia interna no es una estrategia de ahorro. Si su organización está cerca del umbral de 50 trabajadores, pertenece a un sector regulado o gestiona fondos públicos, revisar su situación ahora le permitirá cumplir con seguridad y actuar antes de que el incumplimiento tenga un coste mayor.